Konferencje Firmowe w Pałacu Wierzbiczany
Organizacja wydarzenia biznesowego, takiego jak konferencja, szkolenie czy event firmowy, to zadanie wymagające dobrego planowania i umiejętności logistycznych. Niezależnie od tego, czy jest to kameralne spotkanie czy międzynarodowe wydarzenie, istnieje kilka podstawowych spraw, o które trzeba zadbać, by zakończyło się sukcesem.
Organizator powinien zadbać między innymi o wybór miejsca odpowiadającego rodzajowi wydarzenia, harmonogram całego spotkania i jego oprawę. Sprawdź, czym zająć się w pierwszej kolejności i na jakie szczegóły zwrócić uwagę.
Określenie budżetu konferencji biznesowej
Pierwszą i zarazem najważniejszą rzeczą, jaka wpłynie na każdą kolejną decyzję związaną z organizacją konferencji firmowej jest ustalenie budżetu, w jakim musimy się zmieścić.
Jeżeli posiadamy spory budżet, możemy poprosić o pomoc firmę zewnętrzną, zajmującą się planowaniem tego typu wydarzeń. Jeżeli jednak jest on ograniczony, lepiej skorzystać z pomocy pracowników obiektu, w którym chcemy zorganizować event oraz częścią spraw zająć się osobiście.
Dzięki jasnemu ustaleniu budżetu, uda się uniknąć sytuacji, w której zabraknie nam pieniędzy i będziemy musieli z czegoś zrezygnować tuż przed rozpoczęciem konferencji. Mogłoby to negatywnie wpłynąć na jej przebieg i w efekcie na wizerunek firmy w oczach kontrahentów czy potencjalnych klientów.
Zawsze więc oceniajmy wydatki realistycznie i na początku zadbajmy o podstawy, a jeśli budżet nam na to pozwoli, możemy wybrać też dodatkowe udogodnienia, które uprzyjemnią całe spotkanie.
Warto też pamiętać, żeby porównać ceny od różnych dostawców i starać się je negocjować. Istnieje też opcja poszukania sponsora imprezy, nawet jeśli jest ona niewielka.
Wybór i rezerwacja odpowiedniego hotelu
W momencie, kiedy mamy już ustalony budżet, należy wybrać odpowiednie miejsce do zorganizowania konferencji firmowej. Konferencja w hotelu to coraz częściej wybierana opcja, gdyż hotele biznesowe są dostosowane zarówno pod względem dogodnej lokalizacji dla uczestników konferencji, jak i profesjonalnej obsługi. Co jeszcze powinien oferować hotel na konferencję?
Hotel wyposażony w sale konferencyjne
Podstawą oferty hotelu, jaką należy uwzględnić, są oczywiście sale konferencyjne. Powinny umożliwiać zorganizowanie spotkania zarówno dla kilku osób, jak i większej grupy. Ustawienie stołów i krzeseł powinno być dostosowane do charakteru wydarzenia.
Komfortowe sale konferencyjne są klimatyzowane oraz wyposażone w sprzęt audiowizualny, a więc działające bez zarzutu wyświetlacze, projektory, rzutniki, nagłośnienie, a także flipcharty, notesy czy długopisy. Profesjonalny hotel biznesowy powinien to wszystko zapewniać gościom konferencji.
Sprawdź ofertę sal konferencyjnych i organizacji wydarzeń firmowych w Pałacu Wierzbiczany.
Zapewnienie gościom posiłków i noclegów
Jeżeli konferencja ma trwać dłużej niż jeden dzień, warto zorganizować także wyżywienie oraz zapewnić nocleg uczestnikom. Hotel powinien oferować catering na konferencję, w ramach którego będą serwowane napoje oraz przekąski.
W trakcie konferencji powinny być przerwy kawowe, a jeśli spotkanie trwa cały dzień, również przerwa na lunch lub obiad. Podczas wspólnego posiłku można zadbać o swobodniejszą atmosferę, wymianę myśli, a dzięki temu pozytywny odbiór przez zaproszonych gości.
Po konferencji można też zaplanować uroczysty bankiet, będący dobrym zwieńczeniem całego wydarzenia. Pamiętajmy, aby menu było dostosowane do indywidualnych predyspozycji gości, na przykład powinny znaleźć się w nim opcje dla wegetarian.
Jeżeli konferencja ma trwać kilka dni, dobrym rozwiązaniem jest zarezerwowanie uczestnikom komfortowych noclegów na terenie hotelu. Dzięki temu nie będą zmuszeni każdego dnia dojeżdżać na konferencję lub na własną rękę szukać zakwaterowania. To bardzo dobre posunięcie, jeśli chodzi o wizerunek organizatora.
Jeżeli konferencja ma trwać dłużej niż jeden dzień, warto zorganizować także wyżywienie oraz zapewnić nocleg uczestnikom. Hotel powinien oferować catering na konferencję, w ramach którego będą serwowane napoje oraz przekąski.
Zaplanowanie eventu firmowego
A co powiedzieć o samym przebiegu eventu firmowego? Ten również należy starannie zaplanować, niezależnie od jego wielkości. Musimy jasno określić cel spotkania oraz to, jak będziemy do niego dążyć.
Warto przygotować się również pod względem marketingowym. Przecież chodzi nam o to, aby wszyscy zaproszeni prelegenci przybyli i wzięli udział w organizowanym przez nas wydarzeniu.
Zaproszenie prelegentów
Mając już ustalony termin oraz miejsce eventu biznesowego, warto odpowiednio wcześnie rozesłać zaproszenia. W zaproszeniu należy umieścić informacje dotyczące terminu, dokładnej lokalizacji, tematu, a także deklarację o zapewnieniu noclegu czy wyżywienia. Do zaproszenia należy też dołączyć harmonogram wydarzenia oraz prośbę o potwierdzenie przybycia.
Określenie liczby uczestników
Podczas planowania konferencji bardzo ważne jest ustalenie liczby uczestników, gdyż będzie ona miała wpływ na ilość zarezerwowanych noclegów, ofertę cateringową oraz wyposażenie sali konferencyjnej. To z kolei w naturalny sposób wpłynie na poniesione koszty, które powinny zmieścić się w budżecie.
Zaplanowanie przebiegu wydarzenia
W zależności od charakteru eventu, warto szczegółowo przygotować plan jego przebiegu. Jeżeli w jego trakcie mają przemawiać różne osoby, trzeba ustalić, kto po kim wystąpi, jaki temat omówi i jak długo będzie przemawiać, czy w trakcie swojego wystąpienia zechce wyświetlać coś na projektorach lub poprosić o udział obecnych.
Ustalmy także przerwy – ich długość oraz moment rozpoczęcia. Zadbajmy o swobodny dostęp do bufetu z kawą, herbatą, zimnymi napojami i przekąskami.
A jeśli planujemy czas wolny dla naszych uczestników, dowiedzmy się, jakie atrakcje są dostępne w okolicy i zapewnijmy wybór gościom tak, aby mogli się odprężyć po wielu godzinach prelekcji w sposób, który najbardziej im odpowiada.